Idrettslag kan, som følge av den ekstraordinære koronasituasjonen, beslutte å ikke avholde årsmøter med fysisk oppmøte, men i stedet gjennomføre disse på annen måte. Som et tiltak for å hjelpe idrettslagene med å gjennomføre styremøter og årsmøter digitalt, tilbyr NIF idrettslagene å benytte Idrettens Office 365 pakken kostnadsfritt ut juni.
Idrettens Office 365 gir idrettslagene bl.a. mulighet til å lagre og redigere dokumenter og å avholde digitale møter. NIF har nå utarbeidet en veileder for gjennomføring av digitale årsmøter via Idrettens Office 365.
Idrettens Office 365 kan bestilles av styreleder/styremedlem her. Når det er foretatt en bestilling, vil alle styremedlemmer kunne logge seg på med samme brukerkonto som i Min idrett.
Når styreleder/styremedlem logger på, vil vedkommende få tilgang til knappen «Idrettens Office 365». Trykk deretter på knappen «Bestilling – Innstillinger». Velg Standard pakke og fyll ut skjema. Avslutt med å trykke bestill nederst på siden.
Å avholde et digitalt årsmøte, er i utgangspunktet ikke annerledes enn å avholde f.eks. et styremøte som videomøte/videokonferanse som mange idrettslag har erfaring med. Noen forhold skiller seg imidlertid fra styremøter; det er flere deltakere, og ikke alle deltakerne har kjennskap til eller har brukt de digitale plattformene idrettslaget beslutter skal benyttes i det digitale årsmøtet. NIF har utarbeidet en veileder for hvordan et digitalt årsmøte bør gjennomføres.
Det anbefales sterkt at idrettslag gjennomfører tester på digitale årsmøter før selve årsmøtet.
